Kuplafutistapahtuman suunnittelu

Ennen kuin varaat paikan tai tilaat välineitä, kirkasta itsellesi, mitä tapahtumalla halutaan saavuttaa. Onko kyseessä yksityiset syntymäpäivät 12 lapselle? Yrityksen tiimiytymisiltapäivä 40 kollegalle? Avoin yhteisöfestivaali, jossa kuplafutis on yksi useista ohjelmanumeroista? Hyväntekeväisyyskeräys, jossa on myytävä lippuja ja maksimoitava tuotto? Jokainen tilanne vaikuttaa päätöksiin paikasta, välinemääristä, henkilöstöstä, aikataulusta ja markkinoinnista. Kirjaa ylös tavoitteesi, kohdeyleisö, karkea budjetti ja toivottu ajankohta — tämä briiffi ohjaa kaikkia myöhempiä päätöksiä ja estää tapahtumaa paisumasta hallitsemattomaksi.

Kuplafutis on paikan suhteen huomattavan joustava laji. Ulkovaihtoehtoja ovat puistokentät, koulujen pelikentät, beachvolleykentät (kiinteällä hiekalla) ja yksityiset pihat. Sisävaihtoehtoja ovat liikuntahallit, monitoimitalot ja varastotilat. Keskeiset vaatimukset: tasainen alusta ilman teräviä esineitä, vähintään 20 × 15 metrin mitat kenttää kohden ja riittävä vapaa korkeus (sisätiloissa vähintään 3 metriä). Ulkotapahtumiin kannattaa laatia varasuunnitelma sateen varalle — joko vaihtoehtoinen sisätila tai varapäivä. Tarkista tilan vapaus, varausmaksut, kulkuyhteydet välinetoimitusta varten (joudut kuljettamaan pusseittain tyhjennettyjä kuplia ja sähköpumpun) sekä pysäköinnin ja julkisen liikenteen läheisyys osallistujille.

Laske kuplien määrä odotetun osallistujamäärän ja pelimuodon perusteella. Viisi vastaan viisi -ottelu vaatii kymmenen kuplaa ja kaksi varakuplaa. Jos järjestät turnauksen, jossa pelit seuraavat toisiaan, kaksitoista kuplaa kenttää kohden on ihanteellinen määrä, jotta ehdit kierrättää ja tarkistaa täytöt otteluiden välissä. Lisäksi tarvitset siirrettävät maalit (kaksi per kenttä), pallon, kartiot rajojen merkitsemiseen, sähkötoimisen ilmapumpun ja perusensiapulaukun. Jos vuokraat välineet vuokrausyritykseltä, varmista toimitusaika ja se, että toimittaja antaa mukaan pumpun ja korjaussarjan. Jos käytät omia Bubble Allstarsin välineitä, käy Turvallisuusvinkit ja huolto -oppaamme tapahtumaa edeltävä huoltolista läpi vähintään 48 tuntia ennen tapahtumaa.

Rakenna aikataulu lyhyiden ja energisten otteluiden ympärille. Kuuden minuutin puoliajat ja kahden minuutin tauot toimivat hyvin aikuisilla; lapsille neljän minuutin puoliajat ovat parempia. Kahden tunnin tapahtumaan 20 osallistujalla neljän joukkueen sarjaturnaus (kuusi ottelua) sekä finaali ja hauskojen pelien osuus täyttävät ajan täydellisesti. Varaa alkuun 15 minuuttia briiffaukseen ja lämmittelyyn sekä loppuun 15 minuuttia jäähdyttelyyn ja seurusteluun. Jätä aina puskuriaikaa — ottelut alkavat harvoin täsmälleen aikataulussa. Jos järjestät avointa tapahtumaa, porrasta ilmoittautumiset aikaikkunoihin, niin väenpaljous pysyy hallinnassa. Ideoita pelimuotoihin saat Kuplafutiksen säännöt -oppaamme variaatio-osiosta.

Pienikin tapahtuma hyötyy selkeästä roolijaosta. Vähimmillään tarvitset: yhden tuomarin kenttää kohden (valvomaan sääntöjä ja turvallisuutta), yhden tapahtumakoordinaattorin (hallitsemaan aikataulua, hoitamaan ilmoittautumiset ja ratkomaan ongelmia) ja yhden välinevastaavan (täyttämään, tarkistamaan ja kierrättämään kuplia otteluiden välillä). Suuremmissa tapahtumissa mukaan kannattaa ottaa ensiapuvastaava, valokuvaaja tai videokuvaaja ja vapaaehtoinen ilmoittautumispisteeseen. Jos vuokraat vuokrausyritykseltä, tarkista, tarjoavatko he koulutetun ohjaajan — monet Bubble Allstarsin vuokrauskumppanit sisällyttävät tämän palveluunsa. Paikallisten urheiluseurojen tai opiskelijajärjestöjen vapaaehtoiset ovat erinomainen ja edullinen henkilöstöratkaisu yhteisötapahtumiin.

Avoimissa ja varainkeruutapahtumissa toimiva markkinointi ratkaisee, onko kenttä täynnä vai tyhjä. Aloita markkinointi vähintään neljä viikkoa etukäteen. Tee yksinkertainen tapahtumasivu (Facebook-tapahtuma, Eventbrite tai oma verkkosivusi), jolla kerrot selkeästi päivämäärän, kellonajan, sijainnin, hinnan, pukeutumisohjeen ja sen, mitä järjestäjä tarjoaa. Käytä toimintaan kannustavaa kieltä ja vahvaa pääkuvaa — Bubble Allstars toimittaa korkearesoluutioisia markkinointikuvia veloituksetta välineasiakkailleen. Jaa viestiä sosiaalisen median kanavissa, paikallisilla ilmoitustauluilla ja koulujen tiedotteissa. Tarjoa ennakkohinta, joka vauhdittaa ensimmäisiä ilmoittautumisia, ja kannusta osallistujia jakamaan kuvia ja videoita tapahtuman jälkeen, niin seuraaville tapahtumille syntyy kiinnostusta.

Saavu paikalle vähintään 60 minuuttia ennen ensimmäisiä osallistujia. Tarkista ja valmistele pelialusta (poista roskat, merkitse rajat). Täytä kaikki kuplat ja tarkista jokaisesta oikea paine ja valjaiden toimivuus. Pystytä maalit, aseta kartiot, laita opasteet paikoilleen ja testaa äänentoisto, jos sellainen on käytössä. Varmista, että koko henkilöstö tuntee roolinsa. Kun osallistujat saapuvat, pidä viiden minuutin turvallisuusbriiffi, jossa käyt läpi säännöt, turvallisen kaatumisen (kippaa ja rullaa) ja merkin, jolla peli keskeytetään. Ota ryhmäkuva ennen ensimmäistä ottelua — kuplissa kaikki näyttävät hyvältä. Tapahtuman aikana seuraa kuplien painetta otteluiden välissä ja vaihda pois kaikki pehmeältä tuntuvat.

Loppuvihellyksen jälkeen tyhjennä ja tarkista kaikki kuplat. Kirjaa ylös tarvittavat korjaukset, jotta ne tulevat hoidetuiksi ennen seuraavaa tapahtumaa. Puhdista jokainen kupla kostealla liinalla ja miedolla saippualla ja kuivaa huolellisesti ennen pakkaamista. Lähetä kiitosviesti kaikille osallistujille 24 tunnin kuluessa ja liitä mukaan linkki tapahtumakuviin sekä palautekysely. Jos myit lippuja, täsmäytä tulot ja menot heti kun luvut ovat tuoreessa muistissa. Käytä palautetta seuraavan tapahtuman parantamiseen. Jos tästä on alkamassa säännöllinen sarja, kokoa postituslista, jonka kautta kerrot aiemmille osallistujille tulevista ajankohdista. Ja jos tarvitset seuraavaan tapahtumaan lisää kuplia tai varaosia, Bubble Allstars toimittaa uusintatilaukset nopeasti.